Топ 6 инструментов для внутренней коммуникации

Выбираете инструменты для коммуникации с сотрудниками? Не знаете на какие особенности обращать внимание? В этой статье мы разберем критерии выбора подходящих вашей компании инструментов и расскажем про 6 актуальных типов инструментов.

Для внутренней коммуникации с сотрудниками организации используют разные инструменты и ограничиваться выбором одного – плохая идея. В большинстве компаний основным каналом коммуникации является почта, но у нее есть свои недостатки: сотрудники могут получать слишком много писем и пропускать сообщения от компании, в почтовом ящике может быть неудобно искать нужную информацию, почту не всегда удобно читать на телефоне, а сделать по-настоящему интересную и вовлекающую рассылку сложно и долго. Поэтому данный инструмент не подходит для регулярной коммуникации, направленной на вовлечение, мотивацию и сбор обратной связи.

Для подбора подходящих вашей организации инструментов, нужно понимать как и зачем вы будете их использовать. Если ваша цель не просто доносить информацию до персонала, а мотивировать и повышать вовлеченность (подробнее о том зачем это делать мы рассказали в статье. Спойлер: вовлеченность оказывает серьезное воздействие на бизнес-показатели компании – прибыль, удержание персонала и продуктивность продажников), то стоит обратить внимание на состав вашего персонала. Для коммуникации с офисными работниками, работниками производств и сотрудниками на местах стоит задействовать офлайн инструменты и корпоративное телевидение, расположенное в проходных зонах и местах отдыха. Они позволяют делиться информацией с работниками ненавязчиво, но обеспечивают высокий уровень просмотра. А для коммуникации с удаленными и полевыми сотрудниками нужно использовать инструменты, выделяющие корпоративные сообщения на фоне информационного шума, а также не требующие много времени для поиска и прочтения.

Скорее всего в вашей компании уже внедрено несколько каналов коммуникации с персоналом. Если вы ведете статистику и замеряете их эффективность – замечательно! Это поможет понять эффективность новых инструментов и принять решение о их использовании. Но если нет, то никогда не поздно начать. Кстати, наша компания Corpstories проводит независимый аудит корпоративных коммуникаций, по итогам которого вы получите оценку текущих инструментов и рекомендации по их улучшению или замене. Подробнее на странице аудита.

Есть несколько критериев для выбора самого подходящего для вас инструмента:

Сейчас эта причина стала одной из самых актуальных, и на рынке действительно есть компании, разрабатывающие решения, которые по функционалу не уступают зарубежным. Дополнительными плюсами можно назвать гарантированное наличие русскоязычной поддержки, возможность развертывания на российских серверах и защищенность от санкций.

При таком варианте вместо ежемесячного или ежегодного платежа лицензия приобретается на несколько лет и ваша компания получает право на размещение ПО на собственных серверах. Эту опцию могут предоставлять не все разработчики, а также она требует наличие серверов и настроенной внутренней сети. Но так ни у кого не будет доступа к вашим данным, и вы получите полный контроль над инструментом.

Современный инструмент корпоративной коммуникации должен быть универсальным. Это значит, что он должен быть доступен на всех платформах – Windows, Mac, iOS и Android. Также при выборе инструмента стоит учесть возможность синхронизации с сервером и доступности информации на всех устройствах. Мобильная версия должна быть удобной и поддерживать уведомления, чтобы сотрудники не пропускали важную информацию и пользовались инструментом с комфортом.

Идеальный канал коммуникации должен иметь возможности интеграции. Например, если вы активно используете корпоративный портал или собственное приложение, узнайте, может ли инструмент интегрироваться с ними. Так корпоративное телевидение может показывать информацию с портала или канал в мессенджере «подтягивать» новости с сайта компании. Чем больше у инструмента возможностей для взаимодействия с другими каналами коммуникации, тем более эффективно они будут работать вместе и по отдельности.

Например, платформы для корпоративного ТВ часто имеют дополнительные возможности, которые позволяют повысить их эффективность. Корпоративное телевидение от Corpstories предоставляет возможность видео аналитики (камера, подключенная к ТВ панели определяет эмоции сотрудников при просмотре контента, а ПО анализирует и собирает статистику просмотров), а также позволяет транслировать такой же контент на устройствах сотрудников, увеличивая охваты и экономя время специалистов по внутренней коммуникации.

С точки зрения корпоративной коммуникации корпоративный портал выполняет важную функцию – это основной для сотрудников источник информации об организации. На портале должны размещаться важные объявления, обращения руководителей, новости, а также полезная информация для сотрудников. В общем, это основная площадка, на которую в идеале должны ссылаться остальные каналы коммуникации в компании.

Но у корпоративных порталов есть проблема, которая мешает их популярности среди сотрудников. Это неудобный, не интуитивный и часто устаревший интерфейс. Дело в том, что самой популярной платформой для корп порталов долгое время был SharePoint, который не торопился обновлять дизайн и логику работы, а другие разработчики следовали за лидером рынка. Так получилось, что во многих компаниях интранет отпугивает сотрудников и те заходят туда только по необходимости, а корпоративный контент, который должен повышать их вовлеченность, не замечают. Тем не менее на рынке корпоративных порталов есть решения от российских разработчиков, которые можно посоветовать.

Битрикс24
Сайт: bitrix24.ru
Преимущества: российский разработчик; множество интеграций с продуктами 1С и другими инструментами; подключение к интернет-магазину и CRM; большое количество интеграторов, занимающихся внедрением решения; есть версии для всех популярных платформ.
Недостатки: интерфейс не самый стильный и дружелюбный; запутанный процесс внедрения.
Это продукт компании 1С, разработками которых пользуются тысячи бизнесов. Он предоставляет большинство функций, которые требуются от данного типа платформ, а также имеет возможности по интеграции с другими продуктами 1С.

«Дорогая редакция»
Сайт: deareditor.ru/intranet
Преимущества: российский разработчик; современный и удобный дизайн; позволяет создать настоящее внутреннее медиа, которое будут читать; удобный интерфейс для создания и размещения контента; разработчики помогаю с созданием контента; работает на базе SharePoint и Битрикс.
Недостатки: не самостоятельное решение – требует другую платформу в качестве основы; может не подойти крупным компаниям; высокая стоимость.
Это современный взгляд на то, как должен выглядеть внутренний портал компании. У платформы приятный интерфейс и множество возможностей для сотрудников оставить обратную связь, а контент выглядит красочно и действительно может вовлекать.

Корпоративный мессенджер кроме канала коммуникации организации с сотрудниками является инструментом для личного общения. То есть в течение дня персонал будет регулярно пользоваться приложением и активно в нем общаться. Но рассматривать мессенджер как основное место для размещения и распространения корпоративного контента неправильно, потому что информация в мессенджерах часто теряется. А поскольку новости и контент для вовлечения не является критичным, сотрудники легко могут отвлечься другим уведомлением и захватить их внимание будет сложно. Мы предлагаем рассматривать мессенджер как вторичный канал, то есть вести людей из мессенджера к основному месту, где расположена информация. Выбирая мессенджер от российских разработчиков, в первую очередь стоит обратить внимание на наличие версий для всех популярных операционных систем и возможность развертывания на собственных серверах.

VK Teams
Сайт: teams.vk.com
Преимущества: российский разработчик; удобный интерфейс и современные технологии; видео и аудио звонки в высоком качестве; возможность проведения пилотного теста на внутренних серверах; возможность синхронизации с Active directory; есть версии приложения для всех популярных платформ; продукт активно развивается.
Недостатки: пока что нет всех обещанных функций;
Мессенджер от VK использует наработки компании из области социальных сетей и имеет удобный интерфейс диалогов, а также позволяет совершать групповые аудио и видео звонки в высоком качестве.

Express Messenger
Сайт: express.ms
Преимущества: российский разработчик; фокус на безопасности; есть версии приложения для популярных платформ; работает во внутреннем контуре компании.
Недостатки: интерфейс немного устарел; нет записи звонков;
Мессенджер специализируется на безопасности, но также имеет относительно современный интерфейс и возможность совершать аудио и видео звонки.

Опрос сотрудников – важная практика, которая должна быть регулярной и распространенной в вашей компании. Мы подробно рассказывали о правилах проведения опросов в нашей статье. Сейчас постараемся рассказать о платформах для проведения опросов и анкетирования персонала. Главное, что нужно помнить – опросы должны быть анонимными, их прохождение должно быть удобным и приятным для работников, а результаты должны выгружаться в удобном формате для последующего анализа.

Раньше опросы проводились с помощью неэффективных инструментов, из-за чего HR-специалисты до сих пор недолюбливают сбор фидбека. Но обратная связь от сотрудников о рабочих процессах, ощущениях от работы в организации, об организации онбординга и обучения необходима для совершенствования этих процессов.

Testograf
Сайт: testograf.ru
Преимущества: российский разработчик; шаблоны HR опросов; удобная выгрузка отчетов и результатов; возможность оплаты отдельного опроса; email рассылки.
Недостатки: нет бесплатной версии.
Популярный корпоративный инструмент для проведения опросов. Тарифы могут отпугнуть небольшие компании, но платформа предоставляет множество дополнительных функций, например, рассылка опросов через почту или SMS. Кроме того, компания является одним из немногих поставщиков ПО для опросов, официально соблюдающих российские законы о безопасности данных.

Google Формы
Сайт: google.com/forms
Преимущества: бесплатный продукт; выгрузка данных в Google Таблицу; можно делиться доступом к редактированию с другими пользователями.
Недостатки: нет платной версии – разработчик будет иметь право пользоваться данными опроса; нет шаблонов для HR опросов.
Популярный инструмент для некоммерческого использования можно использовать и для бизнес-целей, но в таком случае опросы не должны содержать чувствительных вопросов. Отсутствие платы делает сервис почти безальтернативным для небольших проектов.

Кроме данных инструментов стоит рассмотреть еще два варианта.
Во-первых, в некоторых корпоративных порталах уже есть встроенные решения для проведения опросов, поэтому стоит начать с имеющихся у вас вариантов. Например, если вы используете офисные продукты от Microsoft, то можете пользоваться сервисом Microsoft Forms – аналогом Google Форм.
Во-вторых, можно обратиться к услугам консалтинговых компаний, которые помогут составить правильный опросник, настроят необходимые инструменты и интерпретируют результаты.

Корпоративное ТВ или digital signage позволяет максимально эффективно использовать общие пространства в офисах и на производствах. Находясь в проходных зонах и местах отдыха, работники гарантированно будут обращать внимание на красочные материалы на цифровых экранах. Недостаток интерактивности можно сглаживать использованием QR кодов, которые можно сканировать смартфоном и перейти к материалу или опросу.

Также к digital signage можно отнести интерактивные (сенсорные) экраны и огромные цифровые панели, которые не только транслируют корпоративный контент, но и помогают сотрудникам и гостям с навигацией, а также выполняют имиджевую функцию. Интересный пример возможностей таких решений – это цифровая панель в главном офисе «Дикси» в Москве, которая работает на ПО Corpstories. Кстати, контент можно создавать и управлять им с помощью планшета или любого компьютера через браузер.

Corpstories – уникальный инструмент, позволяющий связать вместе разрозненные каналы коммуникации внутри компании и обеспечивающий охват и информированность до 100% сотрудников. Продукт Corpstories – это платформа для создания корпоративных сторис, управления, таргетирования и автоматизации контента, а также приложения для всех популярных мобильных и компьютерных систем и корпоративного телевидения. Создавая сторис один раз, их можно транслировать на всех экранах компании, задавая определенную периодичность или показывая контент в определенных помещениях или отдельным департаментам и даже конкретным сотрудникам.

Формат историй, позаимствованный из популярных социальных сетей, является мощным и многофункциональным инструментом для информирования персонала. С помощью корпоративных сторис можно транслировать видео, изображения, новости и объявления, обращения руководителей, обучающие материалы и даже проводить опросы и собирать обратную связь. Новые истории мгновенно попадают на все устройства, присылают уведомления и появляются в небольшом всплывающем окне на рабочих столах компьютеров сотрудников. Поэтому никто не пропустит важное сообщение, и работники будут в курсе всех важных событий в компании. А информированные сотрудники более вовлечены и готовы работать для успеха компании, повышая важнейшие бизнес-показатели – прибыльность, текучесть кадров, продуктивность и др.

Офлайн инструменты, например газеты и информационные доски, могут быть полезны в крупных компаниях, в которых большая часть работников не имеет постоянного доступа к компьютерам и смартфонам. Также эти форматы подходят для компаний с возрастным рабочим составом. Но для создания и размещения онлайн контента требуется значительное количество времени и ресурсов. Поэтому в 2022 году подобные форматы становятся все менее популярными и замещаются более современными инструментами – корпоративным телевидением и платформами для внутренних коммуникаций.