Форма регистрации
Общайтесь со своими сотрудниками с помощью персонализированных коммуникаций.
Данные для доступа к платформе придут на указанный почтовый ящик
Имя
Email
Телефон
Название компании
Количество сотрудников
Нажимая эту кнопку, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Как управлять удаленными командами с помощью внутренних коммуникаций

19 января, 2022
Гибридный режим работы уйдет еще не скоро. Коллектив, поделенный на офисных и удаленных сотрудников создает много уникальных сложностей для процесса коммуникаций и в этой статье мы постарались разобраться в способах борьбы с ними.
В начале пандемии компании по всему миру отправили сотрудников на удаленную работу и столкнулись со сложностями в коммуникациях с ними. Потом, в 2021 году многие компании вернули часть сотрудников в офис и возникла новая проблема. Гибридная коммуникация, когда часть сотрудников остается дома, а другая сидит в офисе, создает еще больше проблем для организации работы.

Несмотря на это, данный способ организации рабочего процесса более удобен для сотрудников и результаты исследований говорят, что 92% работников хотят совмещать удаленный и офисный режимы работы.

Тренд понятен: бизнесы понимают, что общество может уже не вернуться к прежнему режиму работы в офисе каждый день. Ожидания сотрудников о work-life balance изменились и руководители хотят им соответствовать, чтобы удержать лучших специалистов.
Как итог, гибридная модель, скорее всего, остенется с нами надолго, а внутренние коммуникации вряд ли снова станут равными – коммуникация офис-удаленка станет еще более распространенной.

Основные проблемы гибридных команд:

  • Слабые каналы коммуникаций, которые не эффективно доносят информацию до сотрудников.
  • Отсутствие объединяющих каналов, позволяющих создать единое информационное пространство между офисом и домами сотрудников.
  • Недостаток коммуникации с руководителями, из-за чего подрывается доверие сотрудников к руководству.
  • Нехватка общения с коллегами. Многие сотрудники жалуются, что с начала пандемии их круг рабочего общения сократился до нескольких человек, а сама коммуникация превратилась в обмен статусами задач и получение новых.

Как компания может решить эти проблемы, помочь сотрудникам и улучшить корпоративные коммуникации между удаленными и офисными командами? Вот несколько советов от команды Corpstories.

Анализ аудитории
Нельзя строить эффективные коммуникации, не понимая аудитории. Первым шагом должен быть анализ коллектива компании, понимание их режима работы, контента, который им интересен и предпочитаемого способа коммуникации.

Возможно в прошлом вы проводили подобное исследование, но сейчас ситуация кардинально изменилась и мы считаем, что вам обязательно стоит выполнить анализ вашей аудитории сейчас.

Чем больше вы знаете о ваших сотрудниках, их интересах и пожеланиях, тем эффективнее будет коммуникация в вашей компании.
Для такого анализа не хватит простого опроса. Полезно будет провести численный и качественный анализ ключевых показателей: возраста, рабочих обязанностей, местоположения, рабочих устройств. Узнайте как ваши сотрудники хотят получать корпоративный контент: как часто, в каком формате, в какое время и что именно они хотят знать.
Когда будете готовить исследование, не забудьте также подготовить такие вопросы, которые помогут разобраться в гибридной рабочей обстановке:
  • Когда сотрудникам удобно получать информацию? Это может быть разное время для разных отделов и филиалов, стоит это учитывать.
  • Сколько времени у них есть на чтение корпоративной информации?
  • Какая информация несет наибольшую ценность?
  • Как им удобнее потреблять информацию? На компьютере или смартфоне? В текстовом или видео формате?
  • Готовы ли они использовать для коммуникации отдельное приложение?
Получив ответы на эти и другие вопросы, вы сможете определить какие каналы коммуникации вам подходят и какую информацию стоит давать сотрудникам.

Использование подходящих инструментов
Поняв вводные, можно приступать к выбору инструментов для коммуникации и повышения вовлеченности ваших работников. На этом этапе также стоит не спешить, а подойти к выбору серьезно. Многие компании считают, что одно приложение или внутренний портал может решить все их проблемы и не ставят конкретные цели во время внедрения. Мы советуем четко понять проблемы, которые вы хотите решить, внедряя новый инструмент, и поставить конкретные цели. 
Полезным в этой ситуации может быть пилотный проект, когда инструмент запускается на небольшом круге сотрудников (обычно это один отдел), в ходе пилота проводится постоянная аналитика, а по окончании решение принимается только взвесив все за и против. 

Вот три совета по поиску и внедрению новых инструментов, которые могут вам помочь:
  • Убедитесь, что все сотрудники получат равный доступ к новому каналу коммуникации. Ваши работники могут находиться в офисе, на удаленке, на точке с клиентами или на производстве. Хороший инструмент позволяет донести информацию до сотрудников в любой ситуации. Для этого может использоваться универсальное решение, подходящее как для работы в приложении на ПК и смартфоне, так и в веб версии. А для работников без доступа к этим устройствам, альтернативой может послужить корпоративное ТВ – тот же корпоративный контент будет транслироваться сразу множеству зрителей в наглядном и удобном формате. Расположить ТВ панели можно в столовой, комнате отдыха, на проходных и в общих кабинетах.
  • Помните, что один инструмент не сможет решить все проблемы, нужно четко понимать какие задачи выполняет новый продукт, и сразу планировать как он впишется в текущие каналы коммуникации. Также решение может быть удобно для части пользователей, а для других оно будет неактуально, необходимо при принятии решения держать в уме все потребности ваших сотрудников. Например, некоторые компании используют закрытый Инстаграм для коммуникаций с сотрудниками в разных филиалах и городах. Этот инструмент может подойти части пользователей, но есть люди, которые не пользуются соцсетями или имеют так много подписок, что корпоративный контент будет теряться где-то внизу.
  • Мы настоятельно рекомендуем сначала запустить инструмент в виде пилотного проекта на малое число сотрудников. Так вы сможете не только оценить реальную работу продукта, обратную связь сотрудников, но и поймете комфортно ли вам работать с поставщиком. Хороший разработчик готов ответить на все вопросы, провести демонстрацию и помочь в случае возникновения проблем.
Подстройка каналов коммуникации для нужд сотрудников
Любой отличный канал коммуникации можно настроить под себя. Это особенно важно в ситуации с гибридным режимом работы и действительно может помочь улучшить опыт сотрудников. Вот несколько советов по улучшению существующих в вашей компании каналов коммуникации.

Сделайте контент более вовлекающим, чтобы мотивировать работников

Ни для кого не секрет, что на удаленной работе довольно сложно сохранять мотивацию в течение всего рабочего дня. Удаленные работники слабее чувствуют связь с компанией, менее вовлечены, а значит не так заинтересованы в ее успехе. Немаловажную роль в этом играет отсутствие связи с руководителями и коллегами. 

Мы советуем сделать ваш контент более вовлекающим, публиковать больше видео, обращения руководителей (чем искреннее и живее, тем лучше), проводить опросы и показывать сотрудникам, что вы о них заботитесь и переживаете. Также можно подумать о возможности проведения интерактивных мероприятий, в которых можно поучаствовать независимо от местоположения. 

Когда вы планируете компенсации и поощрения для сотрудников, например, мастер-классы, подарочные сертификаты, курсы и т.д., помните, что не всем будет удобно воспользоваться ими офлайн и обратите внимание на онлайн ресурсы.

Пусть звонки будут больше похожи на реальные встречи

После начала пандемии количество звонков и встреч резко увеличилось, дело в том, что созвониться и быстро обсудить вопрос проще, чем описывать его в чате. Раньше мы могли обратиться с вопросом к коллеге сидящему рядом напрямую, а сейчас вынуждены тратить время на онлайн разговоры. Чтобы минимизировать время, потраченное на звонки, а также построить комфортную рабочую среду, мы предлагаем использовать такие идеи:
  • Посоветуйтесь с командами и выберите лучший формат для звонков. Решите удобнее ли офисным сотрудникам собираться вместе и участвовать в звонке с одного устройства или всем подключаться с личного ноутбука. Главное условие – все сотрудники должны иметь возможность высказаться и всем должно быть комфортно.
  • Порекомендуйте сотрудникам относиться к онлайн звонкам как к обычным встречам. Раньше когда мы собирались перед встречей, мы обычно перекидывались парой дружелюбных слов и обсуждали разные вопросы. В то время как в начале онлайн звонков все молча сидят и ждут пока коллеги соберутся.
  • Использование видеокамер действительно помогает в создании дружелюбной атмосферы во время звонков. Предлагайте сотрудникам включать камеры, чтобы они могли видеть друг друга, следить за эмоциями и языком тела. 
  • Есть множество современных инструментов, помогающих сделать звонки более разнообразными и интерактивными: доски, опросы и голосования, комнаты для обсуждения. Иногда на звонках бывает действительно скучно, особенно если они идут по несколько подряд. Поэтому добавить в план встречи пять-десять минут на интерактив и отдых может быть полезно.

Убедитесь, что информацию легко получить всегда и везде

Как мы уже говорили, в текущей ситуации важно, чтобы всем сотрудникам было удобно потреблять информацию, ведь все находятся в разных условиях. В это входит:
  • Возможность потреблять контент как в рабочее время, так и в любое другое.
  • Возможность делать это как с компьютера, так и со смартфона.
  • Асинхронность, не стоит заставлять сотрудников подключаться в определенное время по нужной ссылке. Пусть они имеют возможность прочитать и посмотреть нужную информацию в любой момент.
  • Адаптивная верстка внутренней почтовой рассылки и корпоративного портала. Сотрудник должен иметь возможность без проблем воспользоваться ими с любого устройства.

Обучите менеджеров поддержке сотрудников

Роль руководителя после начала пандемии выросла, ведь именно менеджер выполняет важнейшую функцию канала коммуникации между компанией и сотрудниками. Команды, в которых менеджеры занимают активную позицию в рабочем процессе и помогают сотрудником с организацией и выполнением задач, показывают больший уровень вовлеченности и удовлетворенности от работы. 

Очень важно чтобы руководитель был человеком и товарищем в глазах сотрудников. Особенно тех, кто находится на удаленке. Вот как можно помочь менеджерам в этой непростой задаче:
  • Дайте им необходимые инструменты. Менеджер может не знать или не понимать как правильно пользоваться инструментами для командной работы, коммуникаций, планирования и создания презентаций. И это нормально. И наоборот, менеджеру могут не давать пользоваться более удобным или функциональным инструментом. В этом случае нужно выслушать другую точку зрения и сделать правильный выбор, возможно используемый в компании инструмент действительно устарел. Цель профессионального специалиста по коммуникации – убедиться, что менеджеры знают и умеют пользоваться необходимыми приложениями для ведения коммуникации в компании. 
  • Проводите тренинги по коммуникациям, руководству командами, опросам и сбору обратной связи. Эти навыки жизненно важны для хорошего руководителя и будут полезны вашим сотрудникам. Чем лучше вы будете заниматься обучением, тем выше будет результат – вовлеченность сотрудников.
Как Corpstories может помочь в работе с гибридными командами
Платформа Corpstories позволяет объединить корпоративные коммуникации в компании с помощью формата сторис. Корпоративные сторис легко создавать и транслировать на любых устройства: компьютеры, смартфоны и ТВ панели в офисе. Сотруднику удобно просмотреть сторис за несколько секунд, что сэкономит время на ознакомление с основными новостями, при этом позволив ему быть в курсе важных событий и изменений. А благодаря всплывающим уведомлением важная информация никогда не останется незамеченной!

Интерактивные сторис позволят повысить вовлеченность как офисных, так и удаленных сотрудников, что делает Corpstories отличным инструментом для гибридных команд. Также вы можете проводить опросы и тесты, а за результатами следить во встроенной аналитике вовлеченности и обратной связи.

Узнайте больше о продукте Corpstories для внутренних коммуникаций

Хотите регулярно получать интересные материалы на тему внутренних коммуникаций и HR?

Читайте также