Как управлять удаленными командами с помощью внутренних коммуникаций

В начале пандемии компании по всему миру отправили сотрудников на удаленную работу и столкнулись со сложностями в коммуникациях с ними. Потом, в 2021 году многие компании вернули часть сотрудников в офис и возникла новая проблема. Гибридная коммуникация, когда часть сотрудников остается дома, а другая сидит в офисе, создает еще больше проблем для организации работы.

Несмотря на это, данный способ организации рабочего процесса более удобен для сотрудников и результаты исследований говорят, что 92% работников хотят совмещать удаленный и офисный режимы работы.

Тренд понятен: бизнесы понимают, что общество может уже не вернуться к прежнему режиму работы в офисе каждый день. Ожидания сотрудников о work-life balance изменились и руководители хотят им соответствовать, чтобы удержать лучших специалистов.
Как итог, гибридная модель, скорее всего, остенется с нами надолго, а внутренние коммуникации вряд ли снова станут равными – коммуникация офис-удаленка станет еще более распространенной.

Основные проблемы гибридных команд:

• Слабые каналы коммуникаций, которые не эффективно доносят информацию до сотрудников.
• Отсутствие объединяющих каналов, позволяющих создать единое информационное пространство между офисом и домами сотрудников.
• Недостаток коммуникации с руководителями, из-за чего подрывается доверие сотрудников к руководству.
• Нехватка общения с коллегами. Многие сотрудники жалуются, что с начала пандемии их круг рабочего общения сократился до нескольких человек, а сама коммуникация превратилась в обмен статусами задач и получение новых.

Как компания может решить эти проблемы, помочь сотрудникам и улучшить корпоративные коммуникации между удаленными и офисными командами? Вот несколько советов от команды Corpstories.

Нельзя строить эффективные коммуникации, не понимая аудитории. Первым шагом должен быть анализ коллектива компании, понимание их режима работы, контента, который им интересен и предпочитаемого способа коммуникации.

Возможно в прошлом вы проводили подобное исследование, но сейчас ситуация кардинально изменилась и мы считаем, что вам обязательно стоит выполнить анализ вашей аудитории сейчас.

Чем больше вы знаете о ваших сотрудниках, их интересах и пожеланиях, тем эффективнее будет коммуникация в вашей компании.

Когда будете готовить исследование, не забудьте также подготовить такие вопросы, которые помогут разобраться в гибридной рабочей обстановке:

• Когда сотрудникам удобно получать информацию? Это может быть разное время для разных отделов и филиалов, стоит это учитывать.
• Сколько времени у них есть на чтение корпоративной информации?
• Какая информация несет наибольшую ценность?
• Как им удобнее потреблять информацию? На компьютере или смартфоне? В текстовом или видео формате?
• Готовы ли они использовать для коммуникации отдельное приложение?

Получив ответы на эти и другие вопросы, вы сможете определить какие каналы коммуникации вам подходят и какую информацию стоит давать сотрудникам.

Использование подходящих инструментов

Поняв вводные, можно приступать к выбору инструментов для коммуникации и повышения вовлеченности ваших работников. На этом этапе также стоит не спешить, а подойти к выбору серьезно. Многие компании считают, что одно приложение или внутренний портал может решить все их проблемы и не ставят конкретные цели во время внедрения. Мы советуем четко понять проблемы, которые вы хотите решить, внедряя новый инструмент, и поставить конкретные цели. 
Полезным в этой ситуации может быть пилотный проект, когда инструмент запускается на небольшом круге сотрудников (обычно это один отдел), в ходе пилота проводится постоянная аналитика, а по окончании решение принимается только взвесив все за и против. 

Вот три совета по поиску и внедрению новых инструментов, которые могут вам помочь:

• Убедитесь, что все сотрудники получат равный доступ к новому каналу коммуникации. Ваши работники могут находиться в офисе, на удаленке, на точке с клиентами или на производстве. Хороший инструмент позволяет донести информацию до сотрудников в любой ситуации. Для этого может использоваться универсальное решение, подходящее как для работы в приложении на ПК и смартфоне, так и в веб версии. А для работников без доступа к этим устройствам, альтернативой может послужить корпоративное ТВ – тот же корпоративный контент будет транслироваться сразу множеству зрителей в наглядном и удобном формате. Расположить ТВ панели можно в столовой, комнате отдыха, на проходных и в общих кабинетах.
• Помните, что один инструмент не сможет решить все проблемы, нужно четко понимать какие задачи выполняет новый продукт, и сразу планировать как он впишется в текущие каналы коммуникации. Также решение может быть удобно для части пользователей, а для других оно будет неактуально, необходимо при принятии решения держать в уме все потребности ваших сотрудников. Например, некоторые компании используют закрытый Инстаграм для коммуникаций с сотрудниками в разных филиалах и городах. Этот инструмент может подойти части пользователей, но есть люди, которые не пользуются соцсетями или имеют так много подписок, что корпоративный контент будет теряться где-то внизу.
• Мы настоятельно рекомендуем сначала запустить инструмент в виде пилотного проекта на малое число сотрудников. Так вы сможете не только оценить реальную работу продукта, обратную связь сотрудников, но и поймете комфортно ли вам работать с поставщиком. Хороший разработчик готов ответить на все вопросы, провести демонстрацию и помочь в случае возникновения проблем.

Подстройка каналов коммуникации для нужд сотрудников

Любой отличный канал коммуникации можно настроить под себя. Это особенно важно в ситуации с гибридным режимом работы и действительно может помочь улучшить опыт сотрудников. Вот несколько советов по улучшению существующих в вашей компании каналов коммуникации.

Сделайте контент более вовлекающим, чтобы мотивировать работников

Ни для кого не секрет, что на удаленной работе довольно сложно сохранять мотивацию в течение всего рабочего дня. Удаленные работники слабее чувствуют связь с компанией, менее вовлечены, а значит не так заинтересованы в ее успехе. Немаловажную роль в этом играет отсутствие связи с руководителями и коллегами. 

Мы советуем сделать ваш контент более вовлекающим, публиковать больше видео, обращения руководителей (чем искреннее и живее, тем лучше), проводить опросы и показывать сотрудникам, что вы о них заботитесь и переживаете. Также можно подумать о возможности проведения интерактивных мероприятий, в которых можно поучаствовать независимо от местоположения. 

Когда вы планируете компенсации и поощрения для сотрудников, например, мастер-классы, подарочные сертификаты, курсы и т.д., помните, что не всем будет удобно воспользоваться ими офлайн и обратите внимание на онлайн ресурсы.

Пусть звонки будут больше похожи на реальные встречи

После начала пандемии количество звонков и встреч резко увеличилось, дело в том, что созвониться и быстро обсудить вопрос проще, чем описывать его в чате. Раньше мы могли обратиться с вопросом к коллеге сидящему рядом напрямую, а сейчас вынуждены тратить время на онлайн разговоры. Чтобы минимизировать время, потраченное на звонки, а также построить комфортную рабочую среду, мы предлагаем использовать такие идеи:

• Посоветуйтесь с командами и выберите лучший формат для звонков. Решите удобнее ли офисным сотрудникам собираться вместе и участвовать в звонке с одного устройства или всем подключаться с личного ноутбука. Главное условие – все сотрудники должны иметь возможность высказаться и всем должно быть комфортно.
• Порекомендуйте сотрудникам относиться к онлайн звонкам как к обычным встречам. Раньше когда мы собирались перед встречей, мы обычно перекидывались парой дружелюбных слов и обсуждали разные вопросы. В то время как в начале онлайн звонков все молча сидят и ждут пока коллеги соберутся.
• Использование видеокамер действительно помогает в создании дружелюбной атмосферы во время звонков. Предлагайте сотрудникам включать камеры, чтобы они могли видеть друг друга, следить за эмоциями и языком тела. 
• Есть множество современных инструментов, помогающих сделать звонки более разнообразными и интерактивными: доски, опросы и голосования, комнаты для обсуждения. Иногда на звонках бывает действительно скучно, особенно если они идут по несколько подряд. Поэтому добавить в план встречи пять-десять минут на интерактив и отдых может быть полезно.

Убедитесь, что информацию легко получить всегда и везде

Как мы уже говорили, в текущей ситуации важно, чтобы всем сотрудникам было удобно потреблять информацию, ведь все находятся в разных условиях. В это входит:

• Возможность потреблять контент как в рабочее время, так и в любое другое.
• Возможность делать это как с компьютера, так и со смартфона.
• Асинхронность, не стоит заставлять сотрудников подключаться в определенное время по нужной ссылке. Пусть они имеют возможность прочитать и посмотреть нужную информацию в любой момент.
• Адаптивная верстка внутренней почтовой рассылки и корпоративного портала. Сотрудник должен иметь возможность без проблем воспользоваться ими с любого устройства.

Обучите менеджеров поддержке сотрудников

Роль руководителя после начала пандемии выросла, ведь именно менеджер выполняет важнейшую функцию канала коммуникации между компанией и сотрудниками. Команды, в которых менеджеры занимают активную позицию в рабочем процессе и помогают сотрудником с организацией и выполнением задач, показывают больший уровень вовлеченности и удовлетворенности от работы. 

Очень важно чтобы руководитель был человеком и товарищем в глазах сотрудников. Особенно тех, кто находится на удаленке. Вот как можно помочь менеджерам в этой непростой задаче:

• Дайте им необходимые инструменты. Менеджер может не знать или не понимать как правильно пользоваться инструментами для командной работы, коммуникаций, планирования и создания презентаций. И это нормально. И наоборот, менеджеру могут не давать пользоваться более удобным или функциональным инструментом. В этом случае нужно выслушать другую точку зрения и сделать правильный выбор, возможно используемый в компании инструмент действительно устарел. Цель профессионального специалиста по коммуникации – убедиться, что менеджеры знают и умеют пользоваться необходимыми приложениями для ведения коммуникации в компании. 
• Проводите тренинги по коммуникациям, руководству командами, опросам и сбору обратной связи. Эти навыки жизненно важны для хорошего руководителя и будут полезны вашим сотрудникам. Чем лучше вы будете заниматься обучением, тем выше будет результат – вовлеченность сотрудников.

Как Corpstories может помочь в работе с гибридными командами

Платформа Corpstories позволяет объединить корпоративные коммуникации в компании с помощью формата сторис. Корпоративные сторис легко создавать и транслировать на любых устройства: компьютеры, смартфоны и ТВ панели в офисе. Сотруднику удобно просмотреть сторис за несколько секунд, что сэкономит время на ознакомление с основными новостями, при этом позволив ему быть в курсе важных событий и изменений. А благодаря всплывающим уведомлением важная информация никогда не останется незамеченной!

Интерактивные сторис позволят повысить вовлеченность как офисных, так и удаленных сотрудников, что делает Corpstories отличным инструментом для гибридных команд. Также вы можете проводить опросы и тесты, а за результатами следить во встроенной аналитике вовлеченности и обратной связи.