15 способов улучшить корпоративные коммуникации

Эффективная корпоративная коммуникация позволяет создать среду, в которой ваши сотрудники будут работать вместе, достигая общих целей. Возможно вы усомнитесь, что коммуникации достаточно для этого. Но правильно налаженные коммуникационные процессы действительно положительно влияют на продуктивность труда и прибыль, а также повышают вовлеченность и мотивированность, что поможет удержать важных сотрудников. Именно поэтому для современного бизнеса жизненно важно постоянно улучшать внутреннюю коммуникацию.

Согласно результатам опроса, проведенного агентством Gallup, только 41% сотрудников понимают миссию компании, ее отличия от конкурентов. К сожалению, многие компании не осознают ценность корпоративных коммуникаций и не реализуют свой потенциал.

В этой статье описаны способы начать работать с внутренней коммуникацией, как простые, так и более сложные. Но главное помнить, даже небольшое улучшение ситуации может ощутимо помочь как сотрудникам, так и бизнесу компании.

1. Ведите коммуникацию регулярно

Регулярная коммуникация создает доверие сотрудников. Необходимо взять за правило делиться важными новостями и решениями каждую неделю, чтобы не позволять слухам и недоверию распространяться в коллективе. Чем эффективнее вы донесете новости коллективу, тем быстрее он сможет отреагировать на них и не потерять продуктивность.

Тем не менее не стоит постоянно "бомбить" сотрудников сообщениями. Важно помнить, что качество важнее количества. Лучше приоритизировать информацию и собирать ее в небольшие дайджесты.

2. Разработайте контент-план

Заранее подготовленная контент-стратегия и план позволяют сфокусироваться на коммуникации и создании качественных материалов, снимают давление с ответственного за это человека и позволяет сотрудникам привыкнуть к определенной регулярности коммуникации.

Тем не менее лучше не увлекаться планированием слишком сильно – никогда не известно, что будет через несколько месяцев. Важнее описать принципы написания контента и общую стратегию.

3. Сделайте вовлечение основной целью коммуникации

Нет смысла в скучных, бездушных сообщениях. Если вы хотите, чтобы информацию читали, воспринимали всерьез и обсуждали с коллегами, необходимо создавать качественный и вовлекающий контент. Любой контент необходимо создавать для людей и думая о людях.

Во всем контенте, создаваемом компанией должны быть отражены ценности и особенности компании, например, корпоративные цвета, логотип, иллюстрации и язык, которым пишутся тексты. Для вовлечения необходимо помнить о призыве к действию (call to action), который является целью коммуникации: участие в опросе, запоминание новой информации, повышение эффективности.

4. Коммуникация должна быть четкой и понятной

Как можно более точно подбирайте формулировки, старайтесь сократить текст по возможности, избегайте жаргонизмов и специальных терминов. Чем проще и короче ваши тексты, тем больше вероятность, что их прочитают и примут к сведению.

5. Используйте разные каналы коммуникации

Не все сотрудники регулярно проверяют почту, заходят в мессенджеры или обращают внимание на ТВ панели в офисе. Цель хорошего коммуникатора в том, чтобы достичь как можно большего количества сотрудников, в идеале 100%.

Мы рекомендуем использовать универсальные инструменты, которые позволят транслировать контент как можно более широкому кругу сотрудников, даже удаленных. Workstories – это именно такое решение. Подробнее о нашей платформе в конце статьи.

6. Будьте открыты к обратной связи

Вы должны быть готовы и даже хотеть получить комментарии от сотрудников, например, какой тип контента им нравится, как можно улучшить качество материалов, о чем команде было бы интересно узнать и т.д. Но обратная связь должна быть двусторонней, недостаточно просто дать возможность высказаться, необходимо дать сотруднику понять, что он был услышан и его мнение важно и будет учтено. И, конечно же, не стоит говорить так, при этом не принимая обратной связи всерьез.

7. Убедитесь, что менеджеры и руководители понимают важность коммуникации

Недавно мы рассказывали, что для большого числа сотрудников менеджер – основной и главный представитель корпоративной культуры и наставник. Важно дать руководителям понять ценность коммуникации, следования корпоративной культуру и стратегии коммуникации. А также позволить им приносить дополнительную ценность процессу коммуникации в компании, например, обсуждать и разъяснять недавние новости и изменения.

8. Знайте свою аудиторию

Вы знаете демографию вашей компании? Есть множество показателей, каждый из которых влияет на вовлеченность. Важно знать, что нравится вашей аудитории, где, когда и как сотрудникам удобно смотреть ваш контент и так далее.

При выборе каналов коммуникации необходимо помнить, что компания редко представляет собой одно целое, обычно внутри команды есть подгруппы, иногда с разительно отличными интересами и предпочтениями. Поэтому любой инструмент коммуникации должен быть или универсально прост и понятен, либо иметь возможность гибкого таргетинга и персонализации.

9. Рассказывайте истории

Доносить информацию до читателя действительно лучше в формате историй. Голый факт не так интересен и вовлекает не так сильно как история с четкими причинами, целями и переживаниями. Например, если вы хотите, чтобы вашу презентацию запомнили, сделайте ее более живой, нежели добавляя много цифр и фактов.

10. Убедитесь, что важную информацию легко найти и прочитать

Многие популярные каналы коммуникации сложно назвать дружелюбными к пользователю, в почтовых клиентах, интранетах и мессенджерах бывает сложно найти информацию, а количество чатов и папок запутывает только сильнее. Когда делитесь важной информацией, помните о простоте доступа к ней и выбирайте подходящий канал коммуникации.

11. Поощряйте кооперацию

Согласно некоторым исследованиям, до половины сотрудников жалуются на недостаток коммуникации между разными департаментами и отделами. Часто информация не доходит до более широкого круга сотрудников, что может вредить компании. Чтобы этого избежать, создавайте возможности для совместной работы и устраивайте общие мероприятия для знакомства.

12. Наладьте процесс онбординга новых сотрудников

Если не заняться вовлечением нового сотрудника в рабочий процесс сразу после приема в штат, есть вероятность, что он еще долго будет не в курсе многих важных, но неочевидных вещей.

Чтобы избежать этого, создавайте скрипты для онбординга, подумайте о написании буклетов с описанием структуры компании, корпоративной культуры и советов новичку. Если вы не можете выделить на это ресурсы, постарайтесь хотя бы описать план онбординга для непосредственных менеджеров, которые будут его проводить.

13. Пусть CEO регулярно общается с сотрудниками

Генеральный директор как капитан корабля и отвечающий за все решения должен регулярно доносить до сотрудников свое видение планов компании, последних новостей и будущие изменения. Это займет у руководителя не очень много времени, но будет иметь огромное значение для мотивированности и вовлеченности команды.

14. Регулярно проводите опросы

Большинство компаний сейчас понимают важность опросов, но, к сожалению, не все понимают как их нужно проводить. Подробно об опросах сотрудников можно прочитать в этой статье, но вкратце, есть несколько ключевых вещей: опросы должны быть регулярными, результаты опросов должны быть публичными и мнение сотрудников должно приводить к реальным изменениям, важность изменений необходимо доносить обратно сотрудникам. Следуя этим простым правилам, вы сможете не только повысить вовлеченность сотрудников, но и реально улучшить финансовые показатели компании, например, понизив текучку персонала.

15. Анализируйте и оценивайте коммуникации

Чтобы становиться лучше, необходимо понимать, что необходимо улучшать. Именно поэтому критически важно вести статистику вовлеченности, знать процент прочтения внутренних почтовых рассылок и проводить опросы для понимания реальной ситуации. Чем больше аспектов корпоративной коммуникации вы можете оценить, тем проще будет отследить прогресс после изменений.

Corpstories – платформа для создания персонализированных корпоративных сторис (как в популярных социальных сетях), объединяющая несколько решений для развития корпоративных коммуникаций.

Corpstories включает в себя:

– конструктор сторис с десятками готовых шаблонов для любых целей и возможностью полного брендирования
– менеджер планирования контента с возможностью таргетинга на отделы, филиалы и конкретных сотрудников
– инструмент для проведения опросов и тестов
– средство сбора статистики вовлеченности и обратной связи
– безопасный канал коммуникации для компании любого размера

Использование Corpstories в вашей компании может помочь увеличить вовлеченность сотрудников до 90%, а также сохранит время HR менеджеров и сотрудников благодаря простому в создании и восприятии формате Историй.